Le traitement des factures fournisseurs , de la réception à la création des écritures comptables et à la génération du paiement, est une étape clé de la gestion des achats dans une entreprise. Il vient clôturer le cycle d’achat, à la suite de la demande initiale, de l’émission du bon de commande et de la réception des biens ou des services.
Dès que le volume des factures à traiter grossit, le temps passé par les comptables ou les responsables administratifs pour déterminer s’il faut ou non payer les factures reçues est de plus en plus long. Ceci est encore plus vrai dans les institutions gérant de multiples établissements physiques, relativement autonomes pour réaliser leurs achats, comme par exemple les secteurs de la petite enfance, du médico-social ou de la pharmacie.
Définir un solide workflow d’approbation des factures et des bons à payer est crucial pour réduire les risques (factures relativement à des réceptions partielles ou non conformes, factures en doublon, factures non conformes, litiges fournisseurs,…) et sécuriser la mise en paiement. Voici donc les principales étapes liés à la réception des factures et à leur traitement ainsi que quelques bonnes pratiques issues des expériences de nos clients.
Réception de la facture
En attendant la mise en place obligatoire de la facture électronique dans les entreprises, les modes de réceptions de factures sont encore très variés. Format papier, reçu par courrier, format PDF reçu par mail ou déposé dans un outil de gestion, téléchargement depuis un espace client, EDI,….les canaux sont nombreux, et toutes les entreprises n’ont pas la capacité à imposer à leurs fournisseurs un processus unique standardisé. Dans tous les cas, il est impératif de se doter d’un outil pour collecter et centraliser toutes les facture afin de les traiter toutes au même endroit. Nos clients ont fait le choix de privilégier la boîte mail, même s’ils doivent ponctuellement numériser des factures papiers ou télécharger des PDFs depuis des plateformes avant de les envoyer sur ladite boîte mail.
L’utilisation d’un format numérique (PDF natif ou numérisation d’une pièce papier) permet de s’appuyer sur des outils OCR (lecture optique) offrant des taux de reconnaissance automatique très élevé. Les champs de saisie d’une facture (numéro, date, fournisseur, montants, …) peuvent ainsi être automatiquement alimentés par les données lues et accessible aux comptables et/ou aux responsables administratifs pour contrôle et enrichissement. Cette automatisation permet aussi de détecter facilement d’éventuels doublons (contrôle de l’unicité fournisseur/numéro de facture).
Les données de la facture peuvent être ventilées/réparties sur plusieurs comptes comptables et enrichies par des éléments analytiques. Si vous vous êtes doté d’un outil de gestion des achats plus complet, la facture peut également être rapprochée d’un bon de commande, voire d’une réception, ce qui apporte des informations supplémentaires très importantes à l’agent traitant le document. Lorsqu’une facture est rapprochée d’un bon de commande et d’une réception (appelé 3-way matching en anglais), il est envisageable de se passer d’un workflow d’approbation du paiement de la facture) et ainsi gagner un temps conséquent.
A l’inverse, s’il n’y a pas de rapprochement, il faut alors s’assurer que la facture est bonne à payer.
Le bon à payer
Une fois la facture intégrée en comptabilité, par saisie manuelle, envoi de fichier plat ou webservice, les écritures sont générées et la facture est prête à être payée. Avant d’effectuer le paiement, il est très important de s’assurer auprès du demandeur des biens et des services facturés, que la réception a bien eu lieu et n’a entraîné aucun litige (articles abîmés, erreur dans les quantités, prestation partiellement réalisée,…). Et c’est là qu’un workflow d’approbation bien défini et supporté par un outil de gestion adéquat apporte de nombreux bénéfices.
Il faut tout d’abord déterminer quel type de workflow d’approbation est pertinent. La validation dépend-elle d’un responsable de service ? D’un directeur d’établissement ? D’un chef de projet ? Y’a-t-il une ou plusieurs étapes d’approbation ? Si oui, sur la base de quels critères, tels que le montant de la facture, le type d’articles commandés, la qualification comptable (investissement vs achat) et/ou le rattachement analytique ou budgétaire ?
Si la facture est en litige, quel est le processus associé ? Faut-il demander un avoir ? Si oui, qui doit le faire ? Qui est responsable de la relation avec le fournisseur ? Avoir une définition claire des workflows d’approbation et des responsables à chaque étape et pour tous les cas de figures permet de s’assurer que toutes les factures sont traitées correctement et que les éventuels conflits sont résolus par la ou les personnes compétentes. Une fois approuvée la facture, elle devient bonne à payer.
Les bénéfices d’un workflow d’approbation optimisé
Un workflow bien défini et exhaustif présente des bénéfices importants, dont voici les principaux :
- Réduction des délais de traitement par la centralisation et la reconnaissance optique ainsi que l’aiguillage automatique des factures en fonction de critères prédéterminés.
- Amélioration de la visibilité et du contrôle financier aussi bien pour les comptables que pour les responsables de services ou d’établissements. Meilleure traçabilité, accès instantané aux informations pour toutes les parties prenantes.
- Limitation des risques de fraude et d’erreurs. Les factures sont payées uniquement si la livraison (biens et/ou services) a bien eu lieu et selon les termes de la commande ou du contrat.
- Meilleure relation avec les fournisseurs par la réduction des retards de paiement et la résolution proactive des litiges
Pour que le workflow d’approbation soit efficace, il y a quelques bonnes pratiques à respecter. Tout d’abord, centraliser les factures dans un outil unique. L’outil doit être accessible à tous les valideurs et pas seulement aux comptables ou responsables administratifs. La définition des rôles et des responsabilités doit être clairement cartographiée. Il fait s’assurer que les approbateurs soient bien informés des actions qu’ils ont à entreprendre (notification, alerte, tableau de bord…). Idéalement, il faut également suivre quelques indicateurs clés liés au traitement de la facture : temps moyen d’approbation, taux de rejet, délais de paiement,… Comme pour toute procédure, la formation continue des équipes est également clé pour la pérennité du système. Une fois bien intégré par les équipes une partie des workflows peut être automatisée.
Ayami permet de gérer toutes ces contraintes liés à la facturation et est particulièrement adaptée aux organisation ayant des workflows d’approbation complexes et dynamiques. Si vous voulez en savoir plus, prenez rendez-vous maintenant !