Initialement prévue pour Janvier 2024, la réforme de la facturation électronique définie par l’article 26 de la loi de finances rectificatives pour 2022, a été reportée en 2026 par l’article 91 de la loi de finances pour 2024. Cette réforme est une extension de la Directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014, qui harmonise depuis quelques années déjà la facturation électronique dans le cadre des marchés publics pour les États membres de l’Union Européenne. En France, c’est via le portail Chorus Pro que toutes les factures à destination des administrations publiques doivent déjà être transmises.
Cette extension de la réforme poursuit des objectifs définis très clairement par l’administration française. Il s’agit notamment de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, en permettant à l’Etat de suivre en temps réel la collecte dans les entreprise. Mais la facturation électronique s’inscrit également dans la démarche de transition numérique impulsée par le gouvernement français et qui doit permettre aux entreprises de moderniser leurs processus et ainsi gagner en productivité et en compétitivité grâce à la dématérialisation. A terme, la réforme permettra également le pré-remplissage des déclarations de TVA, réduisant ainsi les risques d’erreur et la charge administrative dans les entreprises.
Que contient la réforme de la facturation électronique ?
La réforme de la facture électronique est assez simple à comprendre. Elle ne contient que 2 réelles obligations, qui ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprise.
- Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, qui réalise des opérations en France et qui a pour clients d’autres entreprises (B2B) alors vous devez émettre vos factures clients dans un format électronique conforme et ces factures devront transiter par une plateforme de dématérialisation (appelée PDP pour Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Vous aurez également l’obligation de recevoir vos factures fournisseurs dans ce même format.
- Si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, qui réalise des opérations en France ou à l’étranger et qui a pour clients des particuliers (B2C) alors vous avec une obligation de e-reporting
Le calendrier de déploiement a été redéfini dans la loi de Finance 2024 en fonction de la taille des entreprises. En voici le tableau récapitulatif, disponible sur le site du gouvernement :
Initialement, l’Etat devait proposer gratuitement son propre portail public de facturation (PPF). Il s’est finalement rétracté, au motif que les PDP seront plus à même de proposer des solutions permettant de respecter le calendrier de déploiement défini. Il sera donc nécessaire de passer par des plateformes payantes de dématérialisation partenaires dont la liste est régulièrement mise à jour sur ce site. Vous pouvez également opter pour un Opérateur de Dématérialisation (OD), c’est à dire un service privé qui sert d’intermédiaire avec une PDP. L’OD permettra d’émettre et/ou de recevoir les factures tout en offrant une gamme de services traditionnellement différente et complémentaire de celles des grands outils comptables.
Dans la loi de Finances, l’Etat a également spécifié les formats qui seront autorisés pour la facture électronique. Le format PDF, qui permet de visualiser facilement le document pour un humain devra être complété d’un document au format XML, parmi les 3 options suivantes :
- le format hybride (comme Factur-X)
- le format Cross Industry Invoice (CII)
- le format Universal Business Language (UBL)
Il ne sera donc plus possible d’émettre des factures manuscrites ou en utilisant des outils de bureautique classique de type Excel ou Google Sheet. Vous devrez utiliser un outil de facturation qui propose au moins l’un de ces trois formats, que ce soit un PDP ou un OD. Ceci implique que toutes les entreprises vont devoir se doter a minima d’un OD pour l’émission de leurs factures, et cela aura forcément un coût, qu’il vaut mieux anticiper.
En plus de la dématérialisation et du format imposé, la réforme ajoute 4 nouvelles mentions obligatoires sur la facture :
- le numéro SIREN
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
- l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ;
- le paiement de la TVA d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Les bénéfices attendus
Néanmoins, de nombreux bénéfices sont attendus de la dématérialisation des factures dont voici les principaux :
- Gain de temps et de productivité : En dématérialisant le processus de traitement des factures entrantes et sortantes, les documents sont générés et réceptionnés en quelques minutes seulement. Vos facture seront centralisées au même endroit, facilitant ainsi le stockage. Tous les éléments de la facture étant numérisés, la saisie des factures ne concernera plus que les éléments d’analytique et une grande partie du processus de comptabilisation pourra être automatisé. La recherche de documents sera également grandement facilitée.
- Réduction des délais de paiement : En utilisant un outil de génération de factures électroniques, vous garantissez la conformité du document et la présence de toutes les mentions obligatoires. Votre client reçoit sa facture instantanément via un canal unique, toujours au même endroit. Pas d’erreur possible sur l’adresse du destinataire ! Vous réduirez ainsi les délais de paiement ainsi que les risques d’impayés. Il est également plus facile d’anticiper les besoins de trésorerie en ayant une visibilité claire sur les factures émises, en attente ou réglées.
- Baisse du coût de traitement moyen d’une facture : Que ce soit à l’envoi ou à la réception, le coût de traitement d’une facture sera drastiquement réduit. Rien qu’en papier, encre et frais d’envoi, ce sont plusieurs dizaines de centimes économisés par facture. Quant à la saisie des factures, un format numérique pourra être intégrée automatiquement et sans erreur par import, facilitant grandement sa comptabilisation et permettant même l’automatisation complète du traitement avec des outils performants.
- Sécurité des échanges et des données : Toutes les données de la facture électronique sont cryptés et ne peuvent dont être modifiées. Grâce à l’archivage électronique et la centralisation des documents, il devient plus simple de retrouver une facture, de vérifier son statut et de répondre rapidement à des contrôles ou des demandes internes.
Ayami est un Opérateur de Dématérialisation (OD) qui vous connecte directement à ces PDP, vous permettant d’envoyer et recevoir vos factures dans le cadre de cette réforme tout en conservant votre ERP en plus de vous proposer une large de gamme de fonctionnalités pour automatiser la gestion de vos achats ! Si vous voulez en savoir plus, prenez rendez-vous maintenant !