A l’occasion de la 84ème édition du Congrès HLM qui avait lieu à Montpellier les 24, 25 et 26 Septembre 2024, notre dirigeant Bruno Gibert était aux côtés de notre partenaire Axess pour présenter le nouveau workflow achat que nos deux sociétés co-construit avec un important l’Office Public de l’Habitat (OPH) : Nexia-Achats.
Lors de cet évènement, il a pu échanger avec plusieurs OPH partout en France sur les défis du secteur dans la mise à disposition de logements accessibles à des millions de ménages. La gestion efficace des achats, notamment dans le cadre de travaux de construction, de rénovation ou d’entretien, est un pilier central dans le bon fonctionnement de ce secteur. Outre la construction de nouveaux immeubles, le chantier de la rénovation thermique des bâtiments existants est un projet vital pour atteindre les objectifs environnementaux de la France et pour plus de justice sociale.
La gestion des achats dans le logement social ne se limite pas à la simple acquisition de biens et services. Elle s’inscrit dans un processus structuré, qui va de la demande initiale jusqu’à la gestion des bons de commande, en passant par les appels d’offres, qui constitue une obligation légale.
De la collecte à la publication d’un appel d’offre
Tout commence par la collecte des demandes d’achat exprimées par les bailleurs sociaux. Ces demandes peuvent concerner des fournitures nécessaires pour la maintenance des bâtiments, des travaux de réhabilitation ou des services spécifiques comme la gestion des espaces verts ou le nettoyage des parties communes.
Cette phase de collecte des besoins est essentielle pour définir précisément les attentes du demandeur et s’assurer que les biens ou services requis répondent aux critères de qualité, de durabilité et de budget définis par les OPH. Les bailleurs sociaux, souvent confrontés à des contraintes budgétaires strictes, doivent être particulièrement vigilants lors de cette étape afin de limiter les coûts tout en garantissant un niveau de qualité compatible avec les attentes des locataires.
Une fois les demandes d’achat identifiées, la phase suivante consiste à les valider en interne et à les valoriser en vue de leur conversion en appels d’offres. Ce processus est encadré par des réglementations strictes en matière de commande publique, car les bailleurs sociaux qu’ils soient OP ou SA, sont soumis à des règles proches de celles du secteur public. L’appel d’offre permet de garantir la transparence et l’équité dans la sélection des prestataires ou fournisseurs.
Cette démarche jusqu’à l’appel d’offre est aujourd’hui peu digitalisée. Si elle est structurée, elle est essentiellement gérée par papier (ou Excel), d’où le souhait de dématérialiser ces flux de demandes afin de s’assurer un traitement plus rapide, et surtout de garder une traçabilité complète depuis la demande jusqu’à la publication de l’appel d’offre.
La validation et l’émission des bons de commande
Une fois l’appel d’offre publié et le marché attribué, les bons de commande sont émis au fournisseur sélectionné. Le bon de commande est décrit les services ou produits à fournir, ainsi que les modalités de livraison et de paiement. Une gestion rigoureuse de ces bons est indispensable pour s’assurer que les délais sont respectés et que les prestations correspondent aux engagements initiaux.
Dans certains cas, les bailleurs sociaux peuvent opter pour des commandes ouvertes. Ce type de commande permet une plus grande flexibilité, particulièrement utile dans un secteur où les besoins peuvent varier au cours de l’année. Les commandes ouvertes permettent de prévoir des achats réguliers sur une période donnée sans avoir à réémettre un bon de commande à chaque fois. Elles sont utilisées par exemple pour l’entretien récurrent des bâtiments ou la fourniture de matériel courant.
La gestion des commandes ouvertes nécessite un suivi rigoureux afin d’éviter les dérives budgétaires ou des problèmes d’approvisionnement.
Grâce à Nexia-Achats, il est possible de rapprocher des réceptions et/ou des factures à une commande ouverte, facilitant ainsi le suivi du montant consommé sur cette dernière. Des alertes en cas de dépassement permettent de s’assurer de rester dans le budget imparti.
La réduction des émissions de gaz à effet de serre en ligne de mire
Par ailleurs, les bailleurs sociaux sont de plus en plus sollicités pour s’inscrire dans une démarche de responsabilité sociétale et environnementale. Ainsi, les critères liés à la performance énergétique, à la réduction des émissions de CO2 ou encore à l’utilisation de matériaux écologiques sont systématiquement présents dans les cahiers des charges.
Ces exigences environnementales sont mises en avant dès l’étape de l’appel d’offres et pèsent de plus en plus dans la sélection des prestataires. De plus, les bailleurs doivent désormais rendre compte de leur impact environnemental, ce qui les pousse à renforcer leur engagement vers une gestion plus durable des ressources.
Nexia-Achats intègre un module de calcul des émissions de CO2, s’appuyant en grande partie sur la base de données de l’ADEME et génère automatiquement le bilan Carbone de la société. Nexia-Achats permet ainsi de suivre en un même endroit le coût financier et carbone d’un achat.
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